Checklist para seu Evento

O sucesso de seu evento está diretamente relacionado à escolha correta do local. Nessa escolha é preciso considerar aspectos como:

• Facilidade de acesso e de localização, estradas, aeroportos (existência de sinalização e placas indicativas)
• Infraestrutura
• Condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos
• Existência de espaços para coffee-breaks, coquetel, jantares temáticos (quando necessário)
• Área de estacionamento
• Presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, bancos)

Programação

• Elaboração do prospecto da programação
• Data e horário de chegada
• Data e horário de encerramento
• Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferências, mesas redondas)
• Elaboração de normas para seleção de trabalhos, exposição de painéis e divisão de estandes, bem como dos prazos de inscrição
• Checagem final de dias e horários
• Checagem final de palestrantes
• Checagem final de apresentações culturais e atividades sociais
• Publicação das normas
• Fechamento e publicação da programação completa

Divulgação

• Impressos: confecção de folders, cartazes, convites, folhetos, mala direta, outdoor
• Eletrônicos: criação de sites, envio de email marketing
• Confecção de brindes: canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, réguas, dentre outros
• Solicitação de artes para material de divulgação
• Envio de material eletrônico

Local do evento

• Palco
• Tablados
• Praticável
• Sala VIP
• Camarim
• Sala para secretaria
• Espaço para exposições
• Guichê para credenciamento/inscrições
• Hall para lanches e cafés
• Sala de Imprensa
• Central de informações
• Restaurante
• Copa/Cozinha
• Estacionamento
• Banheiros
• Sala de som e projeção

Para Projeções

• Datashow
• Telões
• SmartTV
• Notebook

Para a sonorização

• Microfones
• Pedestais para microfones
• Armações metálicas (para eventos grandes)
• Caixas de som
• Amplificadores
• Mesa de som
• Retornos

Para filmagem

• Mesa digital para transmissão simultânea
• Câmeras fixas com tripés
• Armações para câmeras móveis

Para iluminação

• Canhão seguidor
• Moving heads
• Lâmpadas
• Mesa digital para iluminação
• Setlights
• Gerador de energia para o local

Transporte

• Verificar estrutura de traslado e passageiros
• Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, táxis, ônibus ou microônibus)
• Detalhar horários de chegada e saída

Buffet

• Checar o tipo de serviço (café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel)
• Checar local em que será(ão) servido(s) o almoço, jantar, cafés, coquetel, etc.
• Ver necessidade de locação de materiais como mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos, baixelas, aparadores de buffet, dentre outros.
• Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificações do serviço contratado

Hospedagem

• Verificação de quantidade de reservas
• Confirmação das reservas no hotel
• Confirmação de horários de check-in dos convidados
• Cancelamento de reservas em caso de no-show